Projektassistenz und Teilnehmendenmanagement
Stellenanzeige
Unser Ziel ist es, unseren über 300 Mitgliedsorganisationen mit fachlicher Expertise zur Seite zu stehen, um deren konzeptionelle und wirtschaftliche Basis zu stärken. Wir setzen uns öffentlich und wirkungsvoll für die Belange benachteiligter Menschen ein. Die Verbandsgrundsätze Offenheit, Vielfalt und Toleranz sind für uns handlungsleitend. Für Politik und Verwaltung sind wir auf kommunaler Ebene sowie im Land ein fachkompetenter, kritischer und anerkannter Partner.
Wir freuen uns, eine projektbefristete Position im Rahmen unseres ESF-geförderten Projektes „IM PULS – neue Perspektiven für gesunde Führung und zukunftsfähige Leitbilder" anbieten zu können. Das Projekt baut auf den Erfahrungen und Erfolgen der vorangegangenen Förderperiode auf und tritt nun in eine neue Phase ein. Ziel ist es, Mitgliedsorganisationen des Paritätischen Brandenburg nachhaltig bei der Verankerung einer zukunfts- und werteorientierten Führungskultur zu unterstützen – mit Blick auf Zusammenarbeit, Personalbindung und Leistungsfähigkeit auch unter hoher Belastung. Der Arbeitsort wird unsere Potsdamer Landesgeschäftsstelle sein. Das Projektteam wird neu zusammengesetzt und besteht neben dieser Stelle aus einer Projektleitung und einem Projektcontrolling.
Wir suchen befristet für den Projektzeitraum vom 1.11.2026 bis zum 31.10.2028, in Teilzeit (25 Wochenstunden), eine freundliche und dienstleistungsorientiert arbeitende Person für die
Projektassistenz und das Teilnehmendenmanagement (w/m/d)
Die Stelle stellt die reibungslose organisatorische Umsetzung des Projekts und deren Veranstaltungen sicher, unterstützt die Projektleitung, organisiert Veranstaltungen, verwaltet Teilnehmer:innen und sorgt für eine korrekte und effiziente Abwicklung aller administrativen und kommunikativen Prozesse.
Ihre Aufgaben:
Assistenz der Projektleitung
- Terminkoordination innerhalb des Projektteams
- Buchung von Räumen
- Mitverantwortung für die Einhaltung wichtiger Termine, Abgabefristen und Projektdeadlines
- Vorbereitung des Jour Fixe (Unterlagen, Agenda, Zusammenstellungen)
- Vertretung der Projektleitung bei Veranstaltungen der ESF Regiestelle
Teilnehmendenverwaltung
- Vorbereitung und Zusammenstellung aller ESF Unterlagen für neue Teilnehmer:innen (Eintrittsfragebögen)
- Vorbereitung und Versand von Arbeitgeberfreistellungen
- Einholen fehlender Unterlagen, Prüfung auf Vollständigkeit
- Pflege und Eingabe der Daten in Z EU S
- Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen und Zertifikaten
- Führung und Aktualisierung aller Teilnehmendenlisten
- Überblick über Teilnehmendenstunden sowie Mitwirkung Kalkulation
Veranstaltungsmanagement
- Versand von E Mail-Einladungen und Erinnerungen
- Anmeldemanagement, Bearbeitung von Stornierungen und Nachmeldungen
- Beantwortung organisatorischer Anfragen
- Kommunikation mit Dozent:innen zu Räumen, Materialien und Abläufen
- Vorbereitung der Räume (Catering, Material, Ausstattung)
- Vorbereitung und Auslage von Handouts, Schildern und Etiketten
- Erstellung von Feedbackbögen
- Aufräumen und Endabnahme der Veranstaltungsräume
Kommunikation, Website und Marketing
- Anlegen und Betreuung von Online Veranstaltungen in Zoom
- Einpflege aller Veranstaltungen in Eveeno
- Pflege der Websiteinhalte (Typo3), inklusive kleiner HTML Anpassungen sowie Verlinkung der Anmeldungen
- Einholen von Fotofreigaben bei Veranstaltungsfotos
- Regelmäßige Websitepflege sowie Kommunikation mit der betreuenden Agentur bei technischen Problemen
- Gestaltung und Versand des IM PULS Newsletters
- Pflege und Aktualisierung der Verteiler
Sonstige Aufgaben
- Pflege von Laufwerken, Dokumenten und Materialien
- Verwaltung projektbezogener E-Mails und Vorlagen
- Auswertung und Aufbereitung der Feedbackbögen
- Zweitprüfung und Freigabe von Rechnungen in Z EU S
- Versand von Honorarverträgen an Dozent:innen
Ihr Profil:
- Kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement) oder gleichwertige Qualifikation
- sicherer Umgang bei Terminkoordination sowie mit administrativen Abläufen
- Erfahrung in der Organisation von Veranstaltung
- Kenntnisse der ESF-Richtlinien und Zuwendungsbestimmungen von Vorteil
Der Paritätische, Landesverband Brandenburg e.V. bietet Ihnen
- die Möglichkeit, in einem neu zusammengestellten Projektteam mitzuwirken und das Controlling aktiv mitzugestalten
- eine projektfinanzierte Festbetragsvergütung in Anlehnung an E8/3 TVöD Bund
- 30+ Urlaubstage
- eine betriebliche Altersvorsorge (BAV) mit Arbeitgeberzuschuss
- ein Jobticket mit Arbeitgeberzuschuss,
- flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten,
- einen attraktiven Arbeitsplatz auf der Insel Hermannswerder in Potsdam.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich jetzt!
Es ist uns nicht so wichtig, dass Sie die Jobvoraussetzungen zu 100 % erfüllen, sondern dass Sie mit Ihrem Talent, Ihrem Wissen, Ihrem Engagement und Ihrer Art unser Team bereichern und wir gemeinsam wachsen. Wenn Sie sich in der Jobbeschreibung größtenteils wiederfinden und Lust haben, gemeinsam mit uns für die Interessen unserer Mitgliedsorganisationen durchzustarten, freuen wir uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen.
Bitte richten Sie Ihre Bewerbung ausschließlich per E-Mail (alle Dokumente in einer Datei im PDF-Format) an: Bewerbung.IMPULS-Assistenz@paritaet-brb.de
Für Rückfragen steht Ihnen Frau Janin Leben gerne telefonisch zur Verfügung.
Janin Leben
Referentin Personal
Landesgeschäftsstelle
Tornowstraße 48
14473 Potsdam
